Les chantiers de performance Lean ... à quoi ça sert ?

Introduction

Le chantier de performance Lean consiste à mobiliser une équipe sur une courte période pour atteindre rapidement des objectifs de performance communs. Ensemble, ils travaillent pour identifier et résoudre les problèmes dans les processus d'une entreprise afin d'être plus efficace et d’assurer un niveau de qualité optimal

Pourquoi faire des chantiers performance Lean ?

Pousser l’organisation à l’action.
Mobiliser les ressources (des équipes multidisciplinaires) et les efforts de l’équipe pour atteindre rapidement un objectif de performance commun.
Identifier et résoudre les problèmes impactant les performances via des actions rapides et concrètes.
Impliquer les employés de première ligne dans le processus d'amélioration en recueillant leurs idées, et en les encourageant à proposer des solutions aux problèmes identifiés è Responsabiliser et redonner du sens au terrain.

Principe

Le chantier performance Lean est un processus qui structure la réflexion collective et qui comprend cinq étapes essentielles : Préparer, Identifier « l'état actuel », Analyser, Mise en œuvre des solutions « l'état futur », Vérifier et consolider.

1. Préparer : C’est l'une des phases les plus primordiales pour la réussite du projet performance. Durant cette phase, il est important de sécuriser les points ci-dessous (liste non exhaustive) :

· Constituer une équipe pluridisciplinaire : rassemblant les personnes concernées par la problématique à traiter, et de désigner un animateur. La réussite globale de la démarche et l’efficacité des solutions apportées sont en grande partie liées à la diversité de l’équipe, il faut donc encourager tous les services de l’entreprise à participer.

Définir des objectifs : ambitieux, clairs, réalistes et dont le degré d’importance est compris.
Travailler sur le facteur humain : il est important d’impliquer l’équipe projet dès la phase de préparation du chantier, impliquer les sponsors, réaliser des entretiens individuels pour sensibiliser les membres de l’équipe à la démarche et revoir/valider les objectifs avec eux et recueillir leurs besoins (pour qu’ils s’approprient le projet).
Communiquer : Planifier la réunion de lancement, la réunion de restitution des solutions identifiées aux sponsors, et des points systématiques de partage d’information et d’avancement.
Avoir un planning : clair, partagé et validé avec l’équipe du chantier.
Préparer la logistique : Prévoir la salle de réunion, les tableaux, les fournitures, les accès etc.

2. Identifier « l’état actuel » : La première étape lors de la réalisation des ateliers est d’identifier clairement les problèmes/irritants rencontrés par les équipes. Le but est d’avoir une photo réelle de l’état et des performances actuelles.

3. Analyser : Une fois les problèmes identifiés, l’équipe procède à une priorisation des irritants avec une étude gain/effort et à une analyse approfondie pour identifier les causes racines des irritants identifiés. Plusieurs méthodes existent pour l’analyse de cause racine, par exemple :

Méthode des "5 pourquoi" : Partir du problème constaté et remonter vers la cause racine par une succession de questions "Pourquoi ?"
Diagramme d'Ishikawa
etc.

4. Mise en œuvre des solutions « l’état futur » : Après avoir identifié les causes racines des problèmes, l'équipe conçoit et met en œuvre des solutions pour les résoudre.

5. Vérifier et consolider : Une fois que les solutions ont été mises en place, il est essentiel de les évaluer pour déterminer leur efficacité. L'équipe examine les résultats par rapport aux objectifs fixés.

NB : Il est important de féliciter les équipes à la fin du chantier et de valoriser ce qui est positif, pour rendre les membres de l’équipe fiers de leur travail.

Ali Laidi Consultant Lean / Excellence Opérationnelle